Scheid de vraag van de stukken
Begin met het materiaal ‘Overzicht met gewenste regio en afgesproken hercontactdatum’. Schrijf er de herkomst, de beschikbare versie en de datum van de beslissing naast. Als een onderdeel alleen mondeling bekend is, vermeld je wie het kan bevestigen. Zo ontstaat een bruikbaar onderscheid tussen iets dat al in het dossier staat en een verwachting die nog besproken moet worden.
Het werkproduct voor deze stap is ‘Controleer de regiowens bij de kandidaat’. Zet daarin één open punt apart. In deze casus is dat ‘Hoeveel beheertijd vraagt de actieve hercontactlijst per maand?’. Schrijf bij het punt wat je nog nodig hebt om erover te beslissen. Een bron, concrete waarneming of aangewezen verantwoordelijke maakt de vervolgstap beter uitvoerbaar dan een algemene afspraak om later opnieuw te kijken.
De twee condities in het werkblad
Huidige gebieden · Het huidige verzoek afsluiten komt uit op 18 minuten per maand. Bij huidige gebieden · Een expliciet afgesproken hercontact inplannen staat 72 minuten per maand. Het verschil bedraagt 54 minuten per maand in opwaartse richting. Bij het inventariseren helpt dit paar om te controleren of ‘Overzicht met gewenste regio en afgesproken hercontactdatum’ wel beide condities beschrijft. Ontbreekt één kant, dan hoort die beperking in ‘Controleer de regiowens bij de kandidaat’.
Voor ‘Meer regiovragen’ laat de aanvullende doorrekening een ander uitgangspunt zien. Optie A gebruikt Actieve afgesproken hercontacten 5, Controle per dossier 6. Met de aangegeven formule volgt 30 minuten per maand. Deze werklast rechtvaardigt geen bewaartermijn. Bepaal die vanuit doel, noodzaak en beleid.
Van uitwerking naar beslissing
Neem ‘Noteer welke mogelijkheid werkelijk bestaat’ pas op nadat duidelijk is welke informatie daarvoor beschikbaar is. Gebruik je inventaris als overdracht. Zet bij ‘Controleer de regiowens bij de kandidaat’ de naam van de verantwoordelijke, de nog ontbrekende bron en het moment waarop je het punt opnieuw beoordeelt.
Leg verantwoordelijkheid en contactafspraak vast voordat een volgende collega de belangstelling overneemt. Bij de vraag ‘Controleer de regiowens bij de kandidaat’ helpt het om één toetsbare zin te noteren over afwijzing franchiseaanvraag andere regio. Vermeld welke informatie je gebruikt en welke afspraak nog ontbreekt. Een collega kan dan zien welke vervolghandeling logisch is zonder de hele aanleiding opnieuw te reconstrueren.
