Bereid het vervolggesprek voor
Neem ‘Overzicht met gewenste regio en afgesproken hercontactdatum’ mee naar het gesprek en kies vooraf wie de eerste vraag kan beantwoorden. Introduceer het punt met ‘Sluit dossiers zonder geldig vervolg af’. Geef de ander ruimte om de uitgangspunten te corrigeren. Een bijgesteld gegeven hoort zichtbaar in de afspraak, zodat de volgende betrokkene dezelfde versie gebruikt.
Bereid twee mogelijke vervolgen voor. Bij ‘Het huidige verzoek afsluiten’ is van belang wie het materiaal controleert. Bij ‘Een expliciet afgesproken hercontact inplannen’ wil je weten wanneer opnieuw overleg nodig is. Neem de onzekerheid ‘Hoeveel beheertijd vraagt de actieve hercontactlijst per maand?’ in beide routes mee. Een afspraak over het antwoord is concreter als ook een bron, een eigenaar en een eerstvolgend beslismoment zijn genoemd.
De twee condities in het werkblad
Neem het verschil als concrete gespreksvraag mee. Huidige gebieden · Het huidige verzoek afsluiten komt uit op 18 minuten per maand. Bij huidige gebieden · Een expliciet afgesproken hercontact inplannen staat 72 minuten per maand. Het verschil bedraagt 54 minuten per maand in opwaartse richting. Laat de gesprekspartner aanwijzen welk uitgangspunt hij of zij herkent, en welk gegeven eerst verduidelijking nodig heeft. Noteer een correctie als nieuwe informatie, met de naam van het stuk waaruit die blijkt.
Voor ‘Meer regiovragen’ laat de aanvullende doorrekening een ander uitgangspunt zien. Optie A gebruikt Actieve afgesproken hercontacten 5, Controle per dossier 6. Met de aangegeven formule volgt 30 minuten per maand. Deze werklast rechtvaardigt geen bewaartermijn. Bepaal die vanuit doel, noodzaak en beleid.
Van uitwerking naar beslissing
Lees de afspraak aan het einde hardop terug. Is expliciet wie ‘Controleer de regiowens bij de kandidaat’ uitvoert, welke informatie die persoon meekrijgt en wanneer een nieuw gesprek zinvol is? Voeg de afspraak toe aan ‘Sluit dossiers zonder geldig vervolg af’ en leg een wijziging vast wanneer de bron of de situatie verandert.
Leg verantwoordelijkheid en contactafspraak vast voordat een volgende collega de belangstelling overneemt. Bij de vraag ‘Sluit dossiers zonder geldig vervolg af’ helpt het om één toetsbare zin te noteren over afwijzing franchiseaanvraag andere regio. Vermeld welke informatie je gebruikt en welke afspraak nog ontbreekt. Een collega kan dan zien welke vervolghandeling logisch is zonder de hele aanleiding opnieuw te reconstrueren.
