Volg de kandidaat langs beide agenda’s
Pak een geanonimiseerde agenda-export en zoek het oorspronkelijke afspraaknummer, de afgesproken gespreksduur en de laatst bevestigde tijd. Geef een verplaatste afspraak een herkenbaar verband met het nieuwe tijdslot. Je wilt de vrijgekomen tijd kunnen teruggeven aan de adviseur zonder de geschiedenis te wissen. Spreek af welke persoon de wijziging ontvangt, wie haar in alle relevante agenda’s verwerkt en wie de kandidaat de ene definitieve bevestiging stuurt. Vermeld ook wie de taak overneemt wanneer de vaste planner op vrijdag niet werkt.
Vraag bij het voorbereiden van het gesprek of de kandidaat nog dezelfde vraag heeft. Misschien ging het oorspronkelijk om algemene informatie en wil hij nu specifiek spreken over de opleiding. KVK beschrijft dat een ondernemer bij de keuze van een franchise onder meer de ondersteuning en afspraken moet onderzoeken. De adviseur kan zich daarop voorbereiden wanneer een inhoudelijk herstelpunt bij dezelfde afspraak blijft. Alleen een nieuwe vergaderlink zonder onderwerp maakt die voorbereiding lastig.
Reken met werkelijk gevoerde gesprekken
In de rustige fictieve maand leidt direct boeken tot acht gevoerde gesprekken van 45 minuten. Dat zijn 360 minuten, oftewel zes adviseursuren. Bij de route met een korte voorselectie zijn zeven gesprekken van 55 minuten gevoerd. Zeven maal 55 is 385 minuten, dus zes uur en 25 minuten, afgerond 6,42 uur. De tijd voor het vooraf bellen door een planner zit daar niet in. Er staat evenmin hoeveel tijd in een lege reservering verloren ging. Dat zou je met de verplaatsings- en afmeldstatussen afzonderlijk kunnen onderzoeken.
In de drukke maand komen dertien gesprekken van 45 minuten op 585 minuten of negen uur en 45 minuten. Elf gesprekken van 55 minuten leveren 605 minuten op, tien uur en vijf minuten. Uit deze uitkomsten volgt niet dat de langere gesprekken beter waren. De vraag in dit werkblad is hoeveel tijd de adviseur werkelijk sprak. Als de voorselectie door dezelfde persoon wordt gedaan, houd ook die activiteit als aparte tijdregel bij zodat de totale beschikbaarheid van de adviseur begrijpelijk blijft.
Sluit de verplaatsing pas wanneer iedereen dezelfde dag ziet
Laat de planner na de wijziging kijken of het oude blok is vrijgegeven en of de nieuwe afspraak bij beide partijen zichtbaar is. Zet na de geplande datum de werkelijke status erbij. Een gesprek kan alsnog zijn geannuleerd, korter hebben geduurd of door een collega gevoerd zijn. Stuur een overzicht met boekingen, verschuivingen en werkelijk gesproken tijd naar degene die het rapport maakt. Daarmee kan een formule controleren hoeveel begeleiding haar agenda heeft geleverd zonder een dubbele uitnodiging als tweede ondernemerskans te presenteren.
